株式会社サンセイ 信書便管理規程

第1章 総則

第1条(目的)

この規程は、民間事業者による信書の送達に関する法律（平成１４年法律第９９号。
以下「法」という。）第３３条において準用する法第２２条第１項に基づき、信書便の業
務の管理に関する基本的事項を定めることにより、株式会社サンセイ（以下「当社」とい
う。）の取扱中に係る信書便物の秘密を保護することを目的とする。

第2条（適用範囲）

この規程は、当社の行うすべての信書便の業務に適用する。

第2章 管理体制

第４条（信書便管理者の選任）

代表取締役は、信書便の業務に関し、信書便の役務の確実かつ安定的な提供を確保 し、取扱中に係る信書便物の秘密を保護させるため、事業場ごとに信書便の業務の管理責 任を果たすことのできる取締役事業部長又は事業所長を信書便管理者に選任し、配置する ものとする。

第５条（信書便管理者の職務）

信書便管理者は、法及び法に基づく命令並びにこれらに基づく処分並びに許可又は
認可に付された条件並びにこの規程を遵守して信書便の業務の管理を誠実に行うことを任
務とし、配置された事業場において、次の各号に定める職務を遂行するものとする。

1. 信書便の業務を監督すること。
2. 個人情報を含む営業関係資料、信書便物の配達に使用する資料その他の顧客の情報及び取扱中に係る信書便物を管理すること。
3. 還付できない信書便物の開披に立ち会うこと。
4. 信書便の業務方法に関し、必要に応じて、代表取締役に対し、意見の具申、助言及び協力を行うこと。
5. この規程の改正又は信書便の業務方法に関する諸規程の制定若しくは改正に際して必要に応じて意見を述べること。
6. 信書便の業務に関する事故原因等の究明を行うこと。
7. 信書便の業務に従事する者に対する信書便の業務に関する教育及び訓練の計画の作成に際して必要に応じて、代表取締役に対し意見の具申、助言及び協力を行うこと。
8. 法令の規定に基づいて所管官庁に提出する報告書のうち信書便の業務に関する事項についての審査に参画すること。
9. 原則として、総務省が法令の規定に基づいて行う検査に立ち会うこと。
10. この規程の実施状況の把握に努めること。

2

代表取締役は、信書便管理者の意見を尊重し、これに基づく改善等が必要と認める場合
は、これを実施するものとする。

第６条（信書便管理者の不在時の措置）

代表取締役は、信書便管理者が疾病、事故、休暇その他のやむを得ない事情により
不在となる場合に、その職務を代行する者（以下「代行者」という。）をあらかじめ指定
しておくものとする。

2

代行者は、信書便管理者の不在時には指図された信書便管理者の職務を誠実に遂行する
ものとする。

第７条（複数の信書便管理者）

信書便管理者を複数選任する場合におけるそれぞれの職務の分担は、代表取締役の
指図するところによるものとする。

第８条（信書便管理者の解任）

信書便管理者は、次の各号のいずれかに該当する場合は、解任されるものとする。

1. 異動により転出したとき。
2. 退職し、又は解職されたとき。
3. 長期にわたる出張、病気による欠勤等の事由により、その職務を遂行することが困難と認められるとき。
4. 法若しくは法に基づく命令若しくはこれらに基づく処分若しくは許可若しくは認可に付された条件又はこの規程に定めるところに違反した場合において、その情状によりその職務を行わせることが不適任と認められるとき。

第３章 信書便物の秘密の保護に配慮した作業方法

第９条（作業方法の遵守）

当社の信書便の業務に従事する者は、信書便物の秘密を保護するため、法及び法に 基づく命令の規定並びにこの章に定められた作業方法を遵守して作業を行うものとする。

第１０条（引受け）

信書便物の引受けは、次の各号の定める作業方法を遵守して行うものとする。

1. あらかじめ利用者との間で定めた巡回ルート及び巡回スケジュールに基づき各集配箇所を巡回して信書便物を引き受ける際、又はあらかじめ利用者との間で定めた集配先及び定期的な集配スケジュールに基づき各集配箇所で信書便物を引き受ける際に、送達の途中における滅失及びき損のおそれがないことその他の必要な検査を行った上で、信書便物を引き受けるとともに、引き受けた信書便物に、引き取ったその場において、民間事業者による信書の送達に関する法律施行規則（平成１５年総務省令第２７号）第２７条及び第２８条に規定する方法により信書便物であることの表示を付すこと。
2. 前号の検査の際には、必要に応じて、信書便物の内容たる物の種類及び性質につき差出人に申告を求め、差出人が申告を拒んだときは、その信書便物を引き受けないこと。
3. 第１号の検査の際に、信書便物が、法第３３条において準用する法第１７条第１項の認可を受けた信書便約款（以下「信書便約款」という。）第６条の信書便物として差し出すことができない物又は信書便約款第１１条第５号若しくは第６号に規定するもの（以下「引受制限物」という。）を内容として差し出された疑いが認められる場合は、差出人に内容品の開示を求め、差出人が開示を拒んだときは、その信書便物を引き受けないこと。また、信書便約款第６条の規定において差出しを禁止されている物のうち、法令に基づき所持を禁止されている物が発見されたときは、直ちに最寄りの警察官署に通報し、所管官庁に情報提供する等の必要な措置を講ずること。
4. 第１号の検査の際に、信書便約款に定める引受拒絶事由に該当すると判断した場合は、差出人に理由を説明し引受けを拒絶すること。
5. 信書便物が信書便約款第６条第２号又は第３号に定める物に該当する場合は、信書便物に「危険物」の文字が朱記されており、及び差出人の資格が記載してあることを確認すること。
6. 信書便物の取集に使用する車両及び台車は、可能な限り視野の届かない場所に放置しないようにし、やむを得ない事情により車両及び台車から離れる場合にあっては、車両及び信書便物保管箇所に施錠をすること。

第１１条（送達の途中における滅失及びき損の防止の措置等）

信書便物の送達は、原則として送達中における滅失及びき損を防止するため、次
の各号に定める作業方法を遵守して行うものとする。

1. 四輪自動車を用いて送達する場合には、信書便物を専用の容器、袋その他これに類するものに入れた上で、荷台に保管し、やむを得ない事情により車両から離れる場合にあっては、車両に施錠を行うこと。
2. 台車を用いて送達する場合には、信書便物を防水用の袋に入れた上で外部から中身を見ることができない防水バッグに信書便物を入れて保管し、やむを得ない事情により台車から離れる場合にあっては、当該バッグを携行すること。
3. 公共の交通機関等を利用して送達する場合には、信書便物を外部から中身を見ることができないバッグに信書便物を入れて身に付けて保管し、当該バッグを携行したまま公共交通機関を利用すること。

2

取扱中に係る信書便物が引受制限物を内容として差し出された疑いがある場合は、差出人又は受取人に対し、その信書便物の開示を求め、差出人若しくは受取人が開示を拒んだとき、又は差出人若しくは受取人に開示を求めることができないときは、その信書便物を開くものとする。ただし、封かんした信書便物は、開かないで差出人に還付するものとする。

第１２条（配達）

信書便物の配達は、次の各号の定める作業方法を遵守して行うものとする。

1. 信書便物の配達に使用する車両及び台車から離れる場合にあっては、可能な限り視野の届く場所に駐車した上で、車両及び信書便物保管箇所に施錠し、又は外部から中身を見ることができないバッグに信書便物を入れて携行すること。また、信書便の配達に公共交通機関を使用する場合にあっては、外部から中身を見ることができないバッグに信書便物を入れて身につけて保管し、当該バッグを携行すること。
2. 信書便の配達に公共交通機関を使用する場合にあっては、外部から中身を見ることができないバッグに信書便物入れて身につけて保管し、当該バッグを携行すること。
3. 配達に際しては、表札、郵便受箱（新聞受箱等これに準ずる物を含む。以下同じ。）に記載された居住者等の氏名、住所等、又は受取人の信書便物を受取人に代わり受領するメール室（法人内に設置されている信書便物等の受領事務室をいう。以下同じ。）であることを確認し、誤配達の防止に努めること。
4. 信書便物は、差出人の指図に従い、次のいずれかの方法により配達すること。
   

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   ア受取人（配達先が住宅の場合はその配達先における同居者又はこれに準ずる者、配達先が住宅以外の場合はその管理者又はこれに準ずる者を含む。）に対面で引き渡す。ただし、差出人の申出により当該信書便物を引き渡す際に当該受取人から配達完了の受領印又は署名を求めること。
   

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   イ受取人の郵便受箱又はメール室に配達する。
5. 誤配達をし、その旨の通知を受けた場合に速やかに信書便物を引き取った上で受取人たるべき者に配達すること。受取人不明等の事由により配達することができなかった信書便物を車両に放置しないこと。

第１３条（転送及び還付） 

信書便物の転送は、信書便約款の定めるところに従って行うものとする。この場合において、受取人の転居情報については、受取人の同意を得ずに差出人に知らせないものとする。

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信書便約款に違反して差し出された信書便物は、これを差出人に速やかに還付するものとする。

3

受取人不明等の事由により信書便物を送達することができない場合は、遅滞なく差出人に対し相当の期間を定め指図を求め、その指図に従って信書便物を還付する等の必要な処分を行うものとする。この場合において、相当の期間内に指図がないとき、又は指図を求めることができないときは、信書便物を速やかに差出人に還付するものとする。

4

差出人に還付すべき信書便物であって、外部からは差出人不明のため還付できない信書便物は、法第３３条において準用する法第２１条第１項の規定に基づき当該信書便物を開き、送達又は還付できる情報がないか確認し、確認した後は、直ちに当該信書便物を修補するものとする。５法第３３条において準用する法第２１条第１項の規定に基づき開いた信書便物を受取人に送達し、又は差出人に還付する際には、同項の規定に基づき開いて確認した旨を通知するものとする。

第１４条（還付できない信書便物の管理）

前条の規定に基づき開披してもなお送達し、又は還付することができない信書便物については、事業場の施錠のできる場所において保管するとともに、当該信書便物の交付の請求又は照会に対して、速やかに回答できるようにするため、その処理状況を記録するものとする。

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前項の規定により保管した信書便物で有価物でないものにあっては、その保管を開始した日から３月以内にその交付を請求する者がないときには、信書便管理者の立会いの下で、当該信書便物に記された内容を判読することができないように裁断その他の措置を講じた上でこれを棄却し、有価物で滅失若しくはき損のおそれがあるもの又はその保管に過分の費用を要するものにあっては、これを売却し、売却費用を控除した売却代金の残額を保管するものとする。

3

信書便物の保管を開始した日から１年以内にその交付を請求する者がないときには、前項の規定により売却された有価物以外の有価物及び同項の規定により保管される売却代金を処分するものとする。

第１５条（事業場内の作業）

信書便物の保管その他の作業を行う場所には、原則として部外者の立入りを禁止するものとする。

第１６条（顧客の情報の収集）

当社は、顧客の情報を収集するに当たっては、収集目的を特定し、特定された収集の目的を達成するため必要な限度を超えない範囲で収集するものとする。２顧客の情報を収集するに当たっては、適法かつ公正な手段により行うものとする。

第１７条（顧客の情報の利用又は提供）

前条の規定により当社が収集した顧客の情報の利用又は提供は、収集目的の達成に必要な範囲に限るものとする。

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前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、収集目的の達成に必要な範囲を超えて利用し、又は提供することができる。ただし、これにより、顧客又は第三者の権利利益を不当に害するおそれがあると認められるときは、この限りではない。

1. 法令の規定に基づき、利用又は提供しなければならないとき。
2. 顧客の同意があるとき。
   
3. 当社が自己の業務の遂行に必要な限度で顧客の情報を内部で利用する場合であって、当該顧客の情報を利用することについて相当な理由があるとき。

３

当社の信書便の業務に従事する者は、顧客の情報の利用又は提供に当たっては、信書便物の秘密の保護に係る法第５条等の関連規定を遵守するものとする。

第１８条（顧客の情報の管理）

信書便管理者は、信書便の業務に使用する顧客の情報の管理に当たっては、当該顧客の情報の滅失、破壊、改ざん若しくは漏えいを防止するため、事業場ごとに当該顧客の情報の管理補助者を指定し、当該顧客の情報の管理を補助する業務への従事に当たって次の各号に定める方法を遵守させるものとする。

1. 信書便の業務に使用する顧客の情報を記録した名簿、ファイル等（以下「顧客名簿等」という。）の授受に当たっては、使用日時、使用するファイル名、使用者等について記録を行うこと。
2. 顧客名簿等の作成、更新は、原則として部外者の立入りを禁じた場所にて、かつ部外者のいないときに行うこと。
3. 顧客名簿等は、施錠のできる場所に保管し、保管場所の鍵を管理すること。
4. 顧客名簿等を廃棄する際は、内容を判断することができないよう裁断若しくは焼却の方法により廃棄するとともに、ファイル、フロッピーディスク等に保管されたバックアップ用のデータも消去その他使用できない状態にして廃棄する等の必要な措置を講ずること。

２

電子計算機において信書便の業務に使用する顧客の情報を管理する場合においては、当該顧客の情報への不正なアクセスを防止するため、信書便の業務に従事する者ごとに、当該者の携わる業務に関係する範囲のみに限定して情報の閲覧、訂正、削除、追加等（以下「閲覧等」という。）の権利を設定するとともに、閲覧等に当たっては当該者ごとに割り振られたＩＤ及び一定期限毎に変更しなければログインすることができないパスワードの入力を必要とするとともに、閲覧等の履歴を記録し、保存する措置を講ずるものとする。

３

当社が管理する顧客の情報については、原則として利用目的に必要な範囲内で保存期間を定めることとし、次の各号のいずれかに該当すると認めるときを除き、利用の目的を達成した後は、遅滞なく消去するものとする。

1. 法令の規定に基づき、保存しなければならないとき。
2. 顧客の同意があるとき。
3. 当社が自己の業務の遂行に必要な限度で顧客の情報を保存する場合であって、当該顧客の情報を消去しないことについて相当の理由があるとき。
4. 前３号に掲げる場合のほか、当該情報を消去しないことについて特別の理由があるとき。４当社は、信書便の業務に使用する顧客の情報の管理を外部に委託する場合は、当該顧客の情報を適正に取り扱うことができると認められる者を選定し、契約書等において顧客の情報を適切に管理するために必要となる措置、秘密保持、再提供の禁止等の情報の維持管理について定め、これを遵守させるものとする。

第４章事故発生時等の措置

第１９条（事故発生時等の措置）

当社の信書便の業務に従事する者は、事故若しくは犯罪行為が発生し、又は事故若しくは犯罪行為を発見した場合は、直ちに信書便管理者に詳細を報告し、その指図を受け、指図に従い対応するものとする。

２

信書便管理者は、事故若しくは犯罪行為が発生し、又は事故若しくは犯罪行為を発見した旨の報告を受けたときは、その態様に応じ、速やかにこの章に定める措置を講ずるとともに、代替配送員の手配等の必要な措置を講ずるものとする。

３

信書便物の滅失が判明した場合は、速やかに捜索し、捜索しても直ちに滅失した信書便物を発見できないときは、当該信書便物の差出人が判明しているときは差出人に当該信書便物を滅失した旨を通知するものとする。

４

信書便の業務に関し、重大な事故又は犯罪行為が発生した場合は、最寄りの警察官署に届け出るものとする。

５

信書便物の事故又は犯罪行為に関する利用者からの申告があった場合は、申告の受理、確認、回答を適切に行うものとする。

６

信書便物に著しいき損を発見したとき、又は信書便物の配達が信書便約款に定める配達を行う日より著しく遅延すると判断したときは、遅滞なく差出人に対し指図を求め、送達上の支障を生ずると認める場合を除き、その指図に従って信書便物を還付する等の必要な処分を行うものとする。ただし、指図を待ついとまがないとき、又は当社が定めた期間内に指図がないときは、差出人の利益のため、その信書便物の送達の中止、還付その他の適切な処分を行い、処分を行った後、処分の内容について遅滞なく差出人に通知するものとする。

７

取扱中に係る信書便物が信書便約款第６条第１号から第３号まで又は同第１１条第６号アに掲げる物を内容とするものであることが送達の途中で判明したときは、送達上の損害を防止するため、又は危険の発生を避けるため、必要な処分を行い、処分を行った後、処分の内容について遅滞なく差出人に通知するものとする。

第２０条（再発の防止）

信書便管理者は、事故又は犯罪行為が発生したときは、その原因を究明し、速やかに再発を防止するための是正策を講ずるものとする。

第２１条（捜査機関による捜査への協力）

取扱中に係る信書便物又は信書便物以外の物に対する捜査が行われる場合には、捜査機関による当該捜査に必要となる範囲において、信書便管理者の指図に基づき、速やかに信書便物と信書便物以外の物とを区分するものとする。

２

刑事訴訟法（昭和２３年法律第１３１号）第２２２条において準用される同法第１００条の規定に基づき、捜査機関が信書便物を押収する場合には、当該押収命令が正当なものであることを確認した上で、押収信書便物を選別し、捜査機関に提供するものとする。

３

正規の令状によらない照会に対しては、公文書によるものであっても信書の秘密及び信書便物に関して知り得た他人の秘密に属するものについては一切応答しないものとする。

第２２条（記録） 

信書便管理者は、信書便の業務に関し、事故若しくは犯罪行為が発生した場合、若しくは犯罪捜査に協力した場合又は利用者から事故の申告を受けた場合は、その内容及び処理結果を記録して保管しておくものとする。

２

記録の保存期間については、３年とする。

第５章教育及び訓練

第２３条（教育及び訓練の実施）

当社は、信書便の業務に関し、信書便の役務の確実かつ安定的な提供を確保し、取扱中に係る信書便物の秘密の保護を確保するため、当社の信書便の業務に従事する者に対し、日常業務を通じて教育及び訓練（演習訓練を含む。）を行うほか、新規採用時、事故や犯罪行為の発生時等必要に応じて実施するものとする。

２

配送員については、業務に携わる前に走行研修等の実地研修を行うとともに、定期的に安全運転講習会に参加するものとする。（教育及び訓練の内容）第２４条教育及び訓練の内容は、次の各号に定めるとおりとする。

1. 法、法に基づく命令その他の信書便物の送達に関係する法令の規定内容
2. 信書便物の秘密の範囲並びに顧客の情報及び信書便物の管理の方法
3. 教育及び訓練の対象者が携わる業務を適切に遂行するのに必要な信書便物の取扱方法、関係機器の操作方法その他の信書便の業務の作業方法
4. 事故若しくは犯罪行為発生時、犯罪捜査時又は利用者から事故の申告を受けた場合にとるべき措置
5. その他信書便の業務の遂行に当たって必要な事項